보고서는 단순한 정보 나열이 아니라, 특정 목적을 위해 자료를 정리하고 분석한 뒤 그 결과를 설득력 있게 전달하는 글쓰기 형식입니다. 그러나 많은 사람들이 보고서를 작성할 때 목적을 충분히 설명하지 않거나, 결론을 모호하게 마무리해 보고서 전체의 신뢰도를 떨어뜨리는 실수를 반복합니다.
보고서의 목적이 분명해야 글의 방향이 잡히고, 결론이 명확해야 독자가 핵심 메시지를 정확히 이해할 수 있습니다. 결국 보고서의 완성도는 이 두 요소에서 결정된다고 해도 과언이 아닙니다. 이 글에서는 보고서 작성에서 가장 중요한 ‘목적’과 ‘결론’을 어떻게 설정하고 표현해야 하는지 실전에서 바로 적용할 수 있는 전략을 중심으로 살펴봅니다.
1. 보고서 목적을 명확히 설정하는 방법
1.1 목적이 보고서의 방향을 결정한다
보고서 작성의 출발점은 목적을 분명히 정하는 일입니다. 목적이 모호하면 자료 선택, 분석 방향, 결론 도출까지 모든 과정이 흔들리게 됩니다.
예를 들어 “A 서비스의 현황을 정리한다”는 목적보다 “A 서비스의 고객 만족도를 분석해 개선 방향을 도출한다”는 목적이 훨씬 구체적이며, 이후의 분석 방향도 자연스럽게 정해집니다. 목적은 보고서 전체를 이끄는 기준점입니다.
1.2 목적을 한 문장으로 요약하기
목적은 길게 설명하기보다 한 문장으로 정리하는 것이 효과적입니다. 보고서를 쓰기 전에 “이 보고서는 무엇을 위해 작성되었는가?”라는 질문에 한 문장으로 답해보는 과정이 필요합니다.
예시 : 이 보고서는 신규 서비스 도입 이후 고객 불만 요인을 파악하고 개선 방향을 제시하기 위해 작성되었다.
이 한 문장만 분명해도 보고서 전반의 내용이 목적에서 벗어나지 않게 정리됩니다.
1.3 독자를 고려한 목적 설정하기
보고서의 목적은 독자를 고려해 설정해야 의미가 있습니다. 상사를 위한 보고서라면 의사결정에 필요한 핵심 정보 중심으로, 학교 과제용 보고서라면 분석 과정과 논리 구조가 더 중요해집니다.
독자가 누구인지에 따라 목적의 초점이 달라지며, 이는 곧 보고서의 구성 방식에도 직접적인 영향을 미칩니다.
2. 목적에 맞는 구조와 분석 흐름 만들기
2.1 목적에 따라 자료를 선택하고 구성하기
보고서의 목적이 분명할수록 어떤 자료가 필요한지도 명확해집니다. 목적과 직접 관련 없는 자료는 과감히 제외해야 분석이 선명해집니다.
예를 들어 고객 만족도 분석 보고서라면 설문 결과, 주요 불만 유형, 인터뷰 내용이 핵심 자료가 되며, 부차적인 정보는 최소화하는 것이 좋습니다.
2.2 정보 배열을 목적 중심으로 정리하기
보고서의 설득력은 정보의 양보다 배열 방식에서 결정됩니다. 문제 제기 → 자료 분석 → 의미 해석 → 개선 방안의 흐름은 목적과 결론을 자연스럽게 연결하는 기본 구조입니다.
이러한 구조를 유지하면 독자는 보고서의 논리를 쉽게 따라갈 수 있고, 결론에 대한 이해도 역시 높아집니다.
2.3 분석 과정의 논리적 연결 강화하기
자료를 제시한 뒤에는 반드시 그 의미를 해석하는 문장이 필요합니다. 숫자나 결과만 나열하면 독자는 왜 이 정보가 중요한지 알기 어렵습니다.
예시 : 설문 결과 응답자의 45%가 응답 지연을 불만 요인으로 꼽았으며, 이는 고객 이탈 가능성을 높이는 주요 원인으로 해석된다.
이처럼 자료와 해석을 연결하는 문장이 분석의 설득력을 높여줍니다.
3. 결론을 정확하고 설득력 있게 쓰는 전략
3.1 결론은 핵심 메시지를 압축하는 과정
보고서의 결론은 본론 내용을 반복하는 부분이 아니라, 분석을 통해 도출된 핵심 메시지를 정리하는 단계입니다. 독자가 “그래서 이 보고서가 말하고자 하는 바가 무엇인가”를 한눈에 이해할 수 있어야 합니다.
결론은 길지 않아도 좋지만, 명확해야 합니다.
3.2 목적–분석–결론의 일관성 유지하기
좋은 결론은 보고서의 목적과 자연스럽게 이어집니다. 목적에서 제시한 질문에 대해 분석을 거쳐 명확한 답을 제시하는 구조가 되어야 합니다.
“이 보고서의 목적에 따라 분석한 결과, ○○가 가장 시급한 개선 과제로 확인되었다”와 같은 문장은 목적과 결론을 단단히 연결해 줍니다.
3.3 실행 가능한 제안으로 결론 마무리하기
결론에서 가능하다면 실행 가능한 제안이나 다음 단계를 제시하는 것이 좋습니다. 이는 보고서를 단순한 분석 문서가 아닌, 실제 활용 가능한 자료로 만들어 줍니다.
예를 들어 “향후 응대 인력 보강과 응답 시간 기준 설정이 필요하다”와 같은 제안은 결론의 실효성을 높여줍니다.
결론
보고서에서 목적과 결론은 글 전체의 완성도를 결정하는 핵심 요소입니다. 목적이 명확해야 보고서의 방향이 흔들리지 않고, 결론이 분명해야 독자는 보고서의 핵심 메시지를 정확히 이해할 수 있습니다.
목적을 한 문장으로 정리하고, 목적에 맞는 자료와 구조를 구성하며, 결론에서 분석 결과를 압축해 제시하는 것만으로도 보고서의 품질은 크게 달라집니다. 이번 글에서 소개한 원칙을 적용한다면 복잡한 정보 속에서도 핵심이 분명한 보고서를 안정적으로 완성할 수 있을 것입니다.